Fredag 16 oktober var det premiär! Den nya upphandlingsmyndigheten bjöd in till heldagskonferens för att presentera sin verksamhet och utvecklingen på upphandlingsområdet(presentationer och så småningom filmer finns här; en ”bruttofilm” från heldagen finns här för otåliga) . Programmet riktade sig till upphandlande myndigheter och enheter, men som en liten katt bland hermelinerna smög jag mig in (tillsammans med några fler representanter för näringslivet, framförallt då de delar som kompletterar Upphandlingsmyndigheten med stöd till upphandlande enheter respektive leverantörer) för att få insikter i den nya myndighetens uppdrag, verksamhet och kunskap.

Jag ska börja från slutet och konstatera att jag gick därifrån med energi och en stark känsla av ”äntligen”. ”Äntligen” är vikten av att tänka kring och använda upphandling som ett strategiskt verktyg i offentlig verksamhet i fokus för upphandlingsstödet. Såväl Innovationsupphandlingsutredningen (2010) som Upphandlingsutredningen (2013) betonade detta: betydelsen av att utveckla den strategiska rollen för upphandling. De som jobbat i upphandlingsstödet har i och för sig talat om detta perspektiv ett tag, men – för att hoppa till starten av dagen – nu satte såväl GD Ann-Christine Nyqvist som huvudmannen Civilminister Ardalan Shekarabi det strategiska perspektivet i högsätet för myndighetens verksamhet.

Vad innebär då detta? Jo, att sätta upphandling i ett strategiskt perspektiv är en grundläggande förutsättning för framgångsrik innovationsupphandling. Innovationsupphandling innebär ju bl.a. att upphandlingen utformas med sikte på vilka samhällseffekter som den ska leda till, och att nya lösningar antingen aktivt efterfrågas eller åtminstone inte utesluts i förhand på grund av t ex alltför detaljerade tekniska specifikationer. Offentlig verksamhet är till för att uppfylla av oss medborgare givna uppdrag, i enlighet med den politik som beslutats på nationell, regional och lokal nivå. Och denna politik sätter upp mål för vilka samhällseffekter som offentlig verksamhet ska bidra till. Annie Stålberg, chef för policystyrningsenheten, talade just om detta perspektiv när hon talade om upphandling som styrmedel.

Att fokus nu ligger på den strategiska rollen och betydelsen av upphandling har bland annat konsekvensen att Upphandlingsmyndigheten breddar sitt stöd från själva upphandlingfasen (val av upphandlingsform, annonsering, utvärderingsprocess etc.) till att stötta myndigheter och andra upphandlande enheter i hela inköpsprocessen. Denna process är mer omfattande än en specifik upphandling och sträcker sig från behovsanalys till förvaltning, uppföljning och utvärdering av avtal – alla med betydelse för potentialen att utveckla innovativa lösningar.

För att stötta upphandlande enheter som vill utveckla sin förmåga till strategisk upphandling tar Upphandlingsmyndigheten fram en modell för Inköpsexcellens efter holländsk modell, vilket Anna Lipkin, tf chef för upphandlingsstödet, berättade om.

Tillbaka till civilministerns presentation: han slog fast att regeringens mål med den offentliga upphandlingen är att göra goda affärer. Upphandlingen är ett förvaltningspolitiskt verktyg för att modernisera och effektivisera den offentliga sektorn, liksom för att ställa om vårt samhälle i socialt, ekologiskt och ekonomisk hållbar riktning. Den goda affären beskrevs i linje med stora delar av Upphandlingsutredningens tankar: den är effektiv, rättssäker och tar tillvara marknadskonkurrensen. Dessutom ska den, vilket civilministern menade var det viktigaste inom upphandlingsstödet, främja innovativa lösningar och beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn.

Civilministern presenterade också den rödgröna regeringens samlade upphandlingspolitik, som omfattar

  • Etableringen av Upphandlingsmyndigheten
  • En nationell upphandlingsstrategi som bl.a. ska omfatta utvecklad styrning av myndigheter i inköpsfrågor (frågan är om detta ska tolkas som en möjlig öppning för att styra en del av upphandlingsbudgetarna mot utvecklings- och innovationsdrivande upphandlingar från små och medelstora företag enligt   brittisk respektive amerikansk SBRI/SBIR-modell). Upphandlingsstrategin tas fram i nära samarbete med SKL och det nya forumet för upphandlingspolitiska frågor. Den presenteras preliminärt i januari 2016.
  • Ny lagstiftning i april 2016 när de nya upphandlingsdirektiven implementeras i svensk lagstiftning
  • Utredningen om upphandling och villkor enligt kollektivavtal
  • Kommande översyn av nationella regler för att ”utveckla flexibiliteten i regelverket”.

På frågan om vilka de tre viktigaste frågorna är, svarade civilministern

  • Den strategiska användningen av offentlig upphandling som ett verktyg för att skapa ett hållbart samhälle
  • Innovationer – och hänvisade till de historiska utvecklingsparen, som uppstod genom den effekt på utvecklingen av nya innovativa lösningar från näringslivet, bland annat för export, som efterfrågan från offentlig sektor kan leda till.
  • Det civila samhällets förutsättningar att bidra till utvecklingen av samhället genom partnerskap med offentliga aktörer. Civilministern fastslog bland annat att det civila samhället inte alltid fått en bra behandling i Sverige, men att deras stöd i samhällsutvecklingen nu bättre ska tas tillvara.

Svårigheterna, menade han, ligger i rädslan för att göra juridiska fel, i att tro att offentliga upphandlingar löser alla problem och att man därför inte prioriterar i hur man utvecklar användningen av upphandling för att modernisera den offentliga sektorn.

På frågan om han sett några bra exempel på strategisk upphandling, pekade civilministern på Härnösands upphandling av mat, som också resulterat i utmärkelsen ”årets bästa upphandlare”. Genom att bland annat dela upp upphandlingen i mindre delar, göra det möjligt att rikta anbud till specifika geografiska områden, förenkla såväl förfrågningsunderlag som anbudsinlämning och utveckla den egna logistiken har man nått en högre andel ekologiskt och lokalt producerade livsmedel samt fått in fler leverantörer.

Upphandlingsmyndighetens arbetsområden (och en beskuren GD i nederkant)

Upphandlingsmyndighetens fokusområden (och en beskuren GD)

Upphandlingsmyndighetens arbetssätt

Upphandlingsmyndighetens arbetssätt

 

 

 

 

 

 

 

GD Ann-Christin Nyqvist talade i sitt anförande mycket om innovation – det perspektivet ska löpa tvärs genom hela myndighetens uppdrag. Utöver att bidra till att modernisera och effektivisera den offentliga sektorn handlar uppdraget också om att bidra till tillväxt och sysselsättning (underförstått i näringslivet). Även om hela verksamheten ska genomsyras av innovation (vackert, eller hur?), lyfte hon särskilt fram insatserna för tidig dialog som ett viktigt stöd för att utveckla kompetensen för innovation genom upphandling.

Tidig dialog var också ämnet för det seminarium som jag valt för eftermiddagen. Niklas Tideklev och Katarina Lincoln, båda från enheten för upphandlingsstöd, redogjorde för de erfarenheter av tidig dialog som gjorts så här långt, bl.a. i det pilotprojekt som myndigheten driver tillsammans med SKL och Teknikföretagen, och som snart alltså övergår till ett flerårigt program med en total finansiering på 5,5 miljoner kronor för perioden 2016 – 2019.

Inledningsvis stack de hål på ett antal myter kring dialog i inköpsprocessen som de stött på – dialog är både möjligt, önskvärt och efterfrågat av leverantörerna!

De slog fast att en bra dialog förutsätter ändamålsenlig

  • kultur (den avgjort viktigaste faktorn för en framgångsrik dialog, som Niklas Tideklev framhöll) – inte minst påverkar ledningens förhållningsätt. Genomför man upphandlingar eller gör man goda affärer?
  • struktur – en tydlig organisation och inköpsprocess, inklusive rutiner för NÄR dialog ska prioriteras.
  • resurssättning – där tillräckligt med tid och brist på behovsinsikt är två grundstenar
  • lärande – uppföljning, utvärdering , behovsanalys och koll på tidigare inköp.

Erfarenheter från praktiken visar dock att det finns brister på alla dessa punkter, eller om man så vill, stor potential för förbättring.

Lisa Borgh, strategisk upphandlare från Stockholms Läns Landsting, berättade om sitt arbete med leverantörsdialoger i tre olika upphandlingar. Hon konstaterade att dialog ger upphandlaren bättre kunskap om och förståelse för marknaden, liksom leverantörerna/marknaden ökade möjligheter att förstå behovet. Dialogen ger ökad kunskap inför kravställning, och skapar också en samsyn inom den upphandlande organisationen, respektive mellan upphandande enhet och marknad, på vad kraven innebär och vad som egentligen efterfrågas. Det leder till färre antal frågor under själva upphandlingen och minskar även risken för överprövning. Helt enkelt – en bättre totalaffär!

Just tidig dialog kommer Åsa och jag snart att fördjupa oss i igen, då vi den 12 november deltar i en hearing kring tidig dialog i regi av Upphandlingsmyndigheten, SKL och Teknikföretagen.

Det är mycket lovande att förutsättningarna för framgångsrik innovationsupphandling – bl.a. ett strategiskt perspektiv på upphandling och tidig dialog – ges så tydligt utrymme i den nya myndighetens verksamhet. Det är ett litet – 50 personer – men vasst och ambitiöst gäng som bemannar den för Sverige så viktiga verksamheten. Vi ser fram mot att följa och, på de sätt vi kan, bidra till ett framgångsrikt arbete för fler goda affärer i offentlig verksamhet!

PS1. Två nya publikationer fick jag också med mig från dagen:

Innovationsupphandling – utvecklar din verksamhet” – om hur innovationsupphandling kan användas i upphandlingsverksamheten och lösa olika samhällsutmaningar.

Siffror och fakta om offentlig upphandling under 2014” – där du bland annat kan läsa om att upphandlingarna uppgick till 625 miljarder kronor och lägsta pris var tilldelningsgrund i hälften av upphandlingarna. DS.

PS2. Som en bonus fick vi ta del av Tomas Bryttings presentation om huruvida en byråkrat kan vara god. Han är professor i organisationsetik vid Ersta Sköndals Högskola, och ledamot av regeringens Värdegrundsdelegation. Brytting beskrev den offentliga värdegrunden som något som ”lyfter fram byråkratins ”anda” – dess varför”. Detta varför utgör i sin tur grunden för förståelsen av ”det gemensamma uppdraget” – något som alltså är utgångspunkten för strategisk upphandling. Att lyssna på honom innebar att jag för det första fick reda på vart KRUS arbete med offentligt etos tagit vägen, för det andra att jag än en gång fick bekräftat betydelsen av kombinationen ”personlig närvaro, professionell distans” för rollen som (god) byråkrat. Mina egna erfarenheter är att detta är en stundtals mycket svår balansgång, men ack så viktig i att förvalta och utveckla de verksamheter som har det allmännas bästa för ögonen. DS.

 

 

 

Leave a Reply